【事例】Iクリニック（歯科）｜分散した情報共有を一元化する業務棚卸し

※お客様のご意向により社名は仮名で掲載しています。

院内の連絡はLINE、ファイルはDropbox、掲示板は別のサービス――。スタッフが増え、便利なツールを少しずつ足していった結果、「あの情報はどこにあったか」を探す時間が増えている医療機関は少なくありません。

本記事では、大阪府の歯科クリニック・Iクリニックで、CES UPが進めている情報共有ツールの一元化とAIによる業務改善の取り組みを紹介します。支援はまだ途中です。成果を先取りせず、2026年9月時点の進捗と、12月に予定している効果検証までを正直にお伝えします。

ご支援前の課題

Iクリニックの最大の課題は、院内の情報共有の手段が5〜6種類に分散していたことです。使われていたのは、次のようなツールでした。

Iクリニックで使われていた情報共有ツール（ご支援開始時）

ツールが分かれていると、「この連絡はどこで回したか」「最新のファイルはどれか」を確認する手間が生まれます。特に掲示板として使っていたZohoは検索ができず、過去の情報を探すのが難しい状態でした。一方で、掲示板の利用には月額36,000円の費用がかかっていました。

会議の議事録にも手間がかかっていました。会議のあとに内容をまとめ直す作業に、1回あたり30〜60分ほどかかっていたとのことです。

CES UPの切り口：初月に全業務を棚卸しする

CES UPが最初に行ったのは、ツールの入れ替えではなく、初月に全業務を棚卸しすることでした。これはCES UPの支援メソッドの一つ「まず測る」にあたります。いきなりツールを変えるのではなく、現状を把握してから優先順位をつける進め方です。

棚卸しの結果、課題は8テーマ・23項目に整理されました。この棚卸しをもとに、情報共有の一元化に加えて、議事録・報告書づくり・技工物の納期確認といった個別業務の改善にも取り組むことになりました。

棚卸しで見えた課題には優先度をつけ、一度にすべてを変えず、優先度の高いものから段階的に着手する計画にしました。

実施していること

Iクリニックでは、情報基盤の一元化と、AIを使った個別業務の改善を並行して進めています。主な取り組みは次のとおりです。

議事録の「30分以内・完成度8〜9割」は目標値であり、成果ではありません

Google Workspaceを選んだ理由

Google Workspaceは、メール・チャット・ドライブ・スプレッドシート・会議（Google Meet）を1つのアカウントでまとめて使えるサービスです。情報の置き場所が1つになれば、「どこにあるか」を探す時間を減らせます。スプレッドシートはすでに院内で使われていたため、移行後も操作に慣れやすい点もメリットです。

会議の議事録については、Google Meetに「自動メモ生成」という機能があります。2026年9月時点のGoogle Meetヘルプでは、会議メモをGoogleドキュメントで自動作成して主催者のGoogleドライブに保存し、日本語を含む8言語に対応していること、利用には対象のGoogle Workspaceエディションなどへの登録が必要なことが案内されています。どの方法で議事録を作るかは、プランや運用に合わせて選びます。

AIの議事録は「確認する前提」で設計する

AI議事録の目標を「完成度8〜9割」としているのは、最後の1〜2割は人が確認・修正する前提で設計しているからです。AIは聞き取りの誤りや、話の要点の取り違えを起こすことがあります。CES UP自身も議事録作成をAIで自動化していますが、生成と検証を別々のAIに担わせる2段構えで精度を担保しています（CES UPの議事録自動化の事例）。

現在の状況（2026年9月時点）

2026年9月時点で、Iクリニックの支援は6か月の予定期間の折り返しにあたります。取り組み項目16項目のうち、完了が1項目、進行中が4項目です。残りの項目は、棚卸しでつけた優先度に沿って順次着手していきます。

時間の短縮や費用の変化など、効果の数値はまだ確認していません。検証前の見込みを成果として掲載することはせず、12月の効果検証の結果が出た段階で、本記事をリライトして追記します。

担当コンサルタントのコメント

医療機関でAI・クラウドを使うときの前提

患者さんの病歴などの情報は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」にあたり、慎重な取り扱いが求められます。厚生労働省は「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」を公表しており、2026年9月時点の最新版は2026年6月の第7.0版です。また、個人情報保護委員会は2023年6月に生成AIサービスの利用に関する注意喚起を公表しています。AIやクラウドサービスの導入時は、これらを踏まえて院内の運用ルールを決めることが前提になります。

今後の取り組み：12月の効果検証へ

今後は、進行中の4項目を仕上げながら、残りの取り組み項目にも順次着手していきます。2026年12月には、取り組みの効果を検証する予定です。

効果検証では、取り組み前後を同じ物差しで比べることが大切です。たとえば、議事録作成にかかる時間、情報を探す手間、ツールにかかる費用などが比較の観点として考えられます。CES UPでは、導入前の見込み（試算）と導入後の実測を分けて扱い、実測で確認できたものだけを成果として報告する方針です。

ツール費用の見直しや、非営利・小規模事業者向けの無償プランの活用など、費用面の工夫はN保育園の事例でも紹介しています。また、業種別のAI活用の取り組みは業種別 生成AI活用の取り組み8選にまとめています。

同じ課題を持つ医療機関の方へ（よくある質問）